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¿Cómo puedo hacer más rápido mi trabajo? 7 formas probadas científicamente

marzo 21st, 2018 | Paul Fuentes | Tags:

¿Cómo puedes desarrollar la velocidad como un hábito y aumentar tu propia productividad o la de tu personal?

Un compañero de la universidad era el escritor más rápido que he conocido. Si tuviera un papel de 10 páginas a las 9:00 a.m. del jueves, comenzaría a escribirlo a las 6 a.m. ¡de ese ese día! Y la parte más loca era que siempre obtuvo buenas notas. No podía entender cómo él podía hacer algo en unas pocas horas cuando a mí me llevaba una semana completa.

Cuando le pregunté cómo (y por qué) hacía todo a último momento, me dijo que necesitaba la presión de un plazo inminente para despertar su motivación. También me dijo que si deja las cosas a último momento, sólo le tomaría un minuto hacerlo.

Dejar las cosas para hacer en el último momento puede ser una manera efectiva, pero angustiante, de trabajar más rápido, así que aquí te muestro algunas alternativas, con un mayor respaldo por la ciencia, para mejorar la eficiencia.

1. Establece plazos para cada una de tus tareas

De acuerdo con la Ley de Parkinson , la cantidad de tiempo que pasa uno en una determinada tarea depende de cuánto tiempo esté disponible para completar esa tarea. Si no te das una fecha límite para terminar una tarea, entonces tomarás todo el tiempo que desees. Pero si aplicas un límite de tiempo en una tarea, la presión que sientes tratando de ganarle al reloj te obligará a terminar la tarea antes de que termine su fecha límite, lo que te obligará a trabajar más rápido.

Medir tus tareas también puede ponerlo en un estado mental de flujo . Fluir es cuando estás tan inmerso en una actividad que sólo puedes enfocarte en dicha actividad, sin darte cuenta de todo lo demás que sucede como tus pensamientos, emociones y tiempo. En otras palabras, estás en la zona.

El flujo ocurre cuando estableces metas claras que son desafiantes, pero alcanzables . Lograrlos requiere un enfoque completo y un control total de tus habilidades.

Establecer un límite de tiempo en una tarea es una forma efectiva de activar el flujo. Terminar una tarea antes de que se acabe el tiempo es un objetivo manejable y, además, produce la presión y el estrés suficientes para llevarte a un enfoque total, lo que te permite utilizar tus habilidades a su máximo potencial.

2. Divide los proyectos en tareas más pequeñas

Comenzar un nuevo proyecto siempre es desalentador. Hay mucho trabajo por hacer y la línea de llegada apenas es visible. Como la recompensa de este gran logro está muy lejos, casi parece que no vale la pena comenzar. Es fácil dejar pasar el trabajo cuando no sientes una sensación de logro todos los días.

¿Pero qué pasaría si pudieras sentirte realizado varias veces al día? ¿Te sentirías con energía y motivado para trabajar más duro y más rápido?

Harvard Business Review analizó más de 12,000 entradas diarias de profesionales que manejan conocimiento y descubrió que una sensación de progreso, sin importar cuán grande o pequeña sea, fue el factor más importante para impulsar las emociones, la motivación y las percepciones durante el día de trabajo. Y cuanto más frecuentemente los profesionales experimentaron el progreso, más productivos fueron.

Si divides los proyectos en pequeñas tareas, puedes lograr un objetivo menor o incluso múltiples metas en un día en lugar de un objetivo principal en unos pocos días, semanas o incluso meses. Sentir constantemente una sensación de progreso es lo que aumenta tu moral y productividad a largo plazo. Las pequeñas ganancias te ayudan a trabajar más rápido.

3. Trabaja alrededor de otras personas

¿Alguna vez jugaste un deporte o tocaste un instrumento frente a un público y te diste cuenta de que te desempeñas mejor en comparación a cuando no hay nadie cerca? Cuando toco la guitarra y canto solo, creo que sueno bien, no genial. Pero cuando toco y canto frente a mis amigos, creo que me parezco a Justin Bieber.

Esto se puede atribuir a un fenómeno psicológico llamado facilitación social. Si realizas algo en presencia de otros, tu propia evaluación aumenta tu nivel de compromiso psicológico. Este estrés adicional te ayuda a realizar mejor las tareas bien ensayadas, o fáciles, frente a las personas en comparación a cuando estás solo. Los psicólogos han presenciado la facilitación social con ciclistas, estudiantes e incluso cucarachas (sí, hicieron que las cucarachas realizaran una tarea frente a una audiencia de cucarachas).

Si sientes que has dominado tu trabajo, pero deseas aumentar la velocidad, intenta trabajar con otras personas. Cuando las personas puedan ver lo que estás haciendo y te evalúe potencialmente, tus niveles de estrés alcanzarán un nivel óptimo, lo que te impulsará a trabajar más duro y más rápido.

4. Trabajar dentro de ritmos ultradianos

El cuerpo humano opera en intervalos biológicos de 120 minutos a lo largo del día llamados ritmos ultradianos. Durante los primeros 90 minutos del intervalo, tu energía mental alcanza su máximo, y después de eso, tu energía mental cae a un seno durante aproximadamente 30 minutos.

Para maximizar la velocidad y la productividad, es mejor trabajar en sprints de 90 minutos cuando el cuerpo está energizado de forma natural, seguido de períodos de descanso de 30 minutos cuando el cuerpo se agota naturalmente. Esto te permite aprovechar al máximo los niveles de energía fluctuantes de tu cuerpo.

Mantener tu enfoque durante 90 minutos seguidos puede ser un desafío. Según Psychology Today , las personas solo pueden mantenerse enfocadas durante 20-25 minutos antes de que su mente empiece a vagar .

Para trabajar con casi toda tu capacidad de atención, usa una técnica llamada Pomodoro durante tus sprints de 90 minutos (es decir, trabaja durante 25 minutos, luego descansa durante 5 minutos).

Trabajar mientras estás naturalmente energizado, descansar mientras estás exhausto de forma natural y tomar descansos cortos para restaurar el enfoque te ayudará a alcanzar la productividad y la velocidad máximas.

5. Escucha el ruido blanco

La música siempre ha sido un levantador de ánimos, pero difícilmente es un generador de velocidad. Según Psychology Today, escuchar música con palabras hace que los centros de idiomas de tu cerebro presten más atención a las letras de la canción que tu tarea actual , si requiere leer, escribir o hablar.

Escuchar música nueva tampoco es propicio para la productividad . La música nueva es nueva, y como a tu cerebro le gusta la novedad, libera dopamina cuando la escuchas. Esto atrae tu atención hacia la música y lejos del trabajo. Por lo tanto, contrario a la creencia popular, aunque la música clásica y las bandas sonoras de películas generalmente no tienen palabras, si nunca escuchas esos géneros, en realidad pueden interrumpir tu concentración,

Pero, ¿qué debe hacer si tu lugar de trabajo es demasiado ruidoso o si estás cansado de escuchar esos molestos golpes de teclados o la conversación de un colega?

El ruido blanco es tu solución.

Según el Journal of Consumer Research, el ruido ambiental a un volumen moderado es ideal para mejorar el rendimiento creativo. Ponerte un par de auriculares que anulen el ruido externo y reproducir ruido blanco puede replicar este efecto.

El ruido blanco mantiene la concentración porque es constante. Suena igual, entonces tu cerebro se acostumbra. Las distracciones auditivas ya no pueden afectarte. Esto aumenta tu enfoque en la tarea actual, lo que te permite trabajar más rápido.

6. Encuentra un compañero responsable

Gretchen Rubin , una reconocida investigadora de la naturaleza humana y la felicidad, lanzó recientemente The Four Tendencies , un libro que aborda cómo los humanos responden a las expectativas. Ella descubrió que la humanidad cae en una de cuatro categorías: Apoyadores, Cuestionadores, Obligados y los Rebeldes.

La mayoría de las personas pertenecen a la categoría Obligados. Los Obligados cumplen con entusiasmo las expectativas externas pero les cuesta cumplir las expectativas internas. Por ejemplo, los Obligados nunca pierden fechas límite, pero tampoco parecen encontrar tiempo para hacer ejercicio.

Para ayudarlos a cumplir con sus expectativas internas, es crucial para los Obligados unir la responsabilidad externa a estos objetivos internos. Y una de las herramientas más poderosas para la rendición de cuentas es tener un socio responsable.

Nadie quiere decepcionar a otras personas o ser percibido como vago e improductivo. Es la naturaleza humana. Entonces, por ejemplo, prometerle a tu gerente o colega que vas a escribir 1,000 palabras cada día y hacer que lo revise regularmente te motivará para que realmente lo hagas y te ayude a trabajar más eficientemente.

7. Silencia a tu perfeccionista interior

La perfección y la velocidad no se combinan bien. Repasar repetidamente tu trabajo, verificar tres veces los errores y realizar un trabajo adicional en lugar de confiarlo a los demás retrasa el progreso, agota tu energía y puede dañar tu salud emocional. La perfección es el enemigo de la productividad.

El problema con los perfeccionistas es que tienen una mentalidad de todo o nada. Si su trabajo no es perfecto, lo consideran un fracaso. El asunto es que puedes seguir puliendo y refinando tu trabajo, pero tus esfuerzos sólo producirán mejoras marginales y, será tarde. Es importante recordar que la mayoría de las empresas consideran que producir un buen trabajo y cumplir los plazos es un gran éxito.

¿Te sirvió todo esto para intentar desde ahora hacer más productivo el trabajo? ¡Coméntanos!

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